Copilot 사용법

1. Copilot 기본 사용법

  • Copilot은 Microsoft 365 애플리케이션에 내장된 강력한 AI 비서
  • 각 앱의 특성과 사용자 작업 컨텍스트를 이해하는 것이 핵심
  • Copilot의 가장 큰 특징은
    • 자연어를 통해 명령하고
    • 사용자가 현재 작업 중인 내용을 이해하며
    • Microsoft 365 생태계 내 다른 파일과 데이터도 참조할 수 있다는 점

1.1 Copilot 시작 방법

  • Copilot은 사용자가 작업 중인 Microsoft 365 애플리케이션 내에서 바로 실행됨

  • 앱 내 Copilot 아이콘 클릭
    • Word, PowerPoint, Excel: 리본 메뉴 또는 화면의 오른쪽 상단에 있는 Copilot 아이콘을 클릭
    • Outlook: 메일 작성 또는 받은 편지함에서 Copilot 버튼을 찾아서 클릭
    • Teams: 채팅, 채널, 미팅 창 내에서 Copilot 아이콘을 클릭
  • 단축키 활용
    • Word, PowerPoint, Excel: Alt + I (Windows) 또는 Option + I (Mac)를 눌러서 Copilot 채팅창을 열어 사용
  • 새 문서/콘텐츠 생성
    • Word: 빈 문서에서 “Draft with Copilot” 버튼을 클릭하여 새로운 문서 작성을 시작할 수 있음
    • PowerPoint: “Create presentation from file” 또는 “Create presentation about” 기능을 통해 프레젠테이션 초안을 만들 수 있음

1.2 Copilot 명령(프롬프트) 입력 방법의 핵심

  • Copilot에게 작업을 지시할 때는 자연어(일반적인 한국어 문장)를 사용

  • 다음의 세 가지 원칙을 기억하면 효과적

  • 명확하고 구체적인 명령
    • 모호한 지시보다는 무엇을 원하는지, 어떻게 원하는지 명확하게 설명해야 함
      • 예:
        • (X) “좋게 고쳐줘.”
        • (O) “이 문단을 비즈니스 보고서 스타일에 맞춰 더 전문적이고 간결하게 수정해 줘.”
  • 현재 작업 컨텍스트 활용
    • Copilot은 사용자가 현재 열어둔 문서, 슬라이드, 스프레드시트, 이메일 등의 내용을 자동으로 이해하며, 이 컨텍스트를 활용하여 명령함
      • 예:
        • (Word) “선택된 이 문장을 요약해 줘.”
        • (PowerPoint) “현재 슬라이드의 내용을 기반으로 핵심 요약 문구를 만들어 줘.”
  • 외부 파일 참조 (/ 기호 활용)
    • Microsoft 365 환경(OneDrive, SharePoint)에 저장된 다른 Word, Excel, PowerPoint 문서를 참조하도록 지시할 수 있음
    • / 기호를 입력하면 파일 선택기가 나타나며, 여기서 원하는 파일을 선택할 수 있음
      • 예:
        • (Word) “이 문서의 ‘배경’ 섹션을 참고하고 [프로젝트_계획서.docx] 파일의 핵심 내용을 가져와 ‘시장 분석’ 섹션의 초안을 작성해 줘.”

1.3 기본적인 작업 유형 및 예시

  • 생성 (Generate): 새로운 콘텐츠를 만들어내는 작업
    • Word:
      • “빈 문서에서 ‘라즈베리파이 기반 엣지 AI 자율주행 세그멘테이션 모델’에 대한 500단어 분량의 보고서 초안을 작성해 줘.”
      • “[핵심_기술_정리.docx] 문서를 바탕으로 ‘기술 개요’ 섹션을 작성해 줘.”
    • PowerPoint:
      • “[주간_회의록.docx] 파일 내용을 기반으로 5개 슬라이드로 구성된 주간 업무 보고서 초안을 만들어 줘.”
      • “현재 슬라이드의 제목(‘시장 분석’)에 맞춰 본문 내용을 작성해 줘.”
    • Excel:
      • “이 시트의 데이터에서 ‘지난 분기 가장 많이 팔린 제품 3가지’에 대한 요약 보고서를 생성해 줘.”
      • “이 판매 데이터를 바탕으로 ‘월별 판매 트렌드’ 차트를 그려 줘.”
    • Outlook:
      • “받은 메일에 대해 ‘긍정적인 어조’로 답장 초안을 작성해 줘. [프로젝트_일정.xlsx] 파일을 참조하여 업데이트된 마감일을 포함해 줘.”
  • 변형/개선 (Transform/Refine): 기존 콘텐츠를 수정하거나 개선하는 작업
    • Word:
      • “선택된 이 문단을 더 간결하고 전문적인 문체로 수정해 줘.”
      • “이 문단의 어조를 ‘설득적’으로 바꿔 줘.”
      • “이 보고서 전체를 300단어 이내로 요약해 줘.”
    • PowerPoint:
      • “현재 슬라이드의 텍스트를 핵심 키워드 3가지로 압축해 줘.”
      • “선택된 슬라이드의 텍스트를 더 구체적이고 자세하게 확장해 줘.”
    • Outlook:
      • “현재 작성 중인 메일 초안에서 불필요한 단어를 제거하고, 톤을 ‘좀 더 공식적’으로 바꿔 줘.”
      • “선택된 문장의 문법 오류를 수정해 줘.”
  • 문의/분석 (Inquire/Analyze): 콘텐츠에 대해 질문하고 정보를 추출하는 작업
    • Word:
      • “이 문서의 주요 논점 3가지는 무엇이야?”
      • “이 문서에서 언급된 ‘핵심 용어’와 그 정의를 찾아 줘.”
    • Excel:
      • “이 판매 데이터에서 ‘평균 주문 금액’은 얼마야?”
      • “가장 높은 수익을 낸 ‘판매지역’은 어디야?”
      • “이 데이터에 어떤 ‘특이한 패턴’이 있어?”
    • Teams:
      • “오늘 미팅에서 결정된 ‘핵심 사항’은 뭐야?”
      • “미팅에서 논의된 ‘액션 아이템’은 누가 담당하게 되었어?”

1.4 Copilot 사용 시 효과적인 팁

  • 단계별 접근
    • 복잡한 작업은 한 번에 요청하기보다, 작은 단계로 나누어 진행하고 각 단계별로 Copilot의 결과물을 확인하고 수정해 나가는 것이 좋음
      • 예: 먼저 초안을 생성한 후, 다음으로 그 초안을 요약하거나 특정 부분을 수정하도록 요청
  • 반복적인 피드백
    • Copilot의 답변이 만족스럽지 않다면, “이 부분을 더 상세히 설명해 줘”, “이 아이디어를 다른 방식으로 표현해 줘”, “이 데이터를 추가해서 다시 분석해 줘” 등 구체적인 피드백을 주며 개선
  • 정보 검증 필수
    • Copilot이 생성한 모든 정보는 반드시 사용자가 직접 원본 자료와 비교하여 사실 여부를 확인해야 함
    • 특히 숫자, 날짜, 이름 등은 오류가 있을 수 있음
  • 역할 부여 (#Role)
    • 프롬프트 시작 시 #Role: [전문가 역할]을 명시하여 Copilot이 특정 관점이나 지식 수준에서 작업을 수행하도록 유도할 수 있음
    • 예: #Role: 마케팅 전략가

2. 자동화된 보고서 초안 작성 프로세스

2.1 준비 단계

  • 보고서 목표 명확화
    • 어떤 보고서를 작성할 것인지, 핵심 메시지는 무엇인지, 어떤 독자가 읽을 것인지 명확히 함
      • 예: 투자 유치용 제안서, 내부 기술 보고서, 사업 추진 보고서 등
  • 필수 정보 및 자료 수집
    • 보고서에 포함되어야 할 핵심 데이터, 분석 결과, 이전 보고서, 관련 기술 문서, 경쟁사 분석 자료 등 모든 관련 자료를 준비
    • 가능하면 Microsoft 365 환경(OneDrive, SharePoint)에 저장
  • 개요 및 목차 설계
    • 보고서 전체의 흐름을 결정할 개요나 주요 목차를 미리 정해두면 Copilot이 더 체계적인 결과물을 생성하는 데 도움이 됨

2.2 초안 작성 단계

  • PowerPoint Copilot 활용
    • 프레젠테이션 개요 생성
      • 워드 문서 초안이나 간단한 브리핑 내용을 기반으로 프레젠테이션의 전체 개요(슬라이드 제목, 주요 내용 요약)를 생성
    • 슬라이드 콘텐츠 채우기
      • 특정 슬라이드의 제목과 키워드를 제공하여 슬라이드 본문 텍스트를 생성하거나
      • 참조할 다른 문서를 지정하여 관련 내용을 요약/추출하도록 요청
    • 시각화 아이디어 제안
      • Copilot은 데이터 기반 그래프나 차트 생성까지는 어렵지만,
      • 특정 내용을 효과적으로 전달하기 위한 시각적 요소(예: 다이어그램, 이미지 종류)에 대한 아이디어를 제안해 줄 수 있음
  • Word Copilot 활용
    • 섹션별 초안 작성
      • 보고서의 특정 섹션(예: 서론, 현황 및 문제점, 분석, 제안)에 대해 프롬프트를 입력하여 초안 텍스트를 생성
      • 기존에 작성된 다른 Word 문서나 Excel 파일을 참조하도록 지정할 수 있음
    • 요약 및 확장
      • 긴 문서를 요약하거나,
      • 반대로 특정 문구에서 내용을 확장하여 더 상세한 설명을 추가하는 데 사용
    • 문서 재구성
      • 작성된 텍스트의 어조, 길이, 스타일을 변경하거나,
      • 다른 형식으로 재구성(예: 문단을 표로, 요약을 리스트로)하는 데 활용

2.3 검토 및 보완 단계

  • 사실 검증
    • Copilot이 생성한 모든 데이터, 통계, 인용구 등은 반드시 직접 원본 출처를 확인하여 정확성을 검증해야 함
    • 이는 가장 중요한 단계임
  • 논리 흐름 확인
    • 보고서 전체의 논리적 일관성과 흐름이 자연스러운지 확인
    • 주장과 근거, 결론이 명확하게 연결되는지 꼼꼼히 검토
  • 통찰력 및 전문성 추가
    • Copilot의 결과물은 보편적인 내용을 잘 정리해 주지만,
    • 작성자만의 깊이 있는 통찰력이나 경험을 바탕으로 한 전문적인 의견은 직접 추가하여 보고서의 가치를 높여야 함
  • 어조 및 스타일 조정
    • 독자의 눈높이에 맞게 어조(공식적, 캐주얼), 길이, 표현 방식 등을 미세 조정

3. 주의해야 할 점과 지켜야 할 점

3.1 주의해야 할 점

  • 정보의 정확성 및 ‘환각’ 현상
    • Copilot은 매우 정교하지만, 때로는 실제와 다른 정보를 생성할 수 있음
    • 특히 숫자, 날짜, 인용문 등 사실 확인이 필요한 부분은 무조건 교차 검증해야 함
  • 보안 및 기밀 유지
    • 외부에 공개되지 않은 민감한 정보나 기업/기관의 내부 기밀 자료는 Copilot 프롬프트에 직접 입력하지 말것
    • 기업용 Copilot은 보안 정책을 따르지만, 개인 계정이나 특정 환경에서는 주의가 필요
  • 컨텍스트 스파게티
    • 너무 많은 파일을 한 번에 참조하려 하거나, 불필요한 컨텍스트를 제공하면 오히려 혼란스러운 결과물이 나올 수 있음
    • 핵심 참조 자료를 선별하는 것이 중요
  • 과도한 의존
    • Copilot은 보조 도구이지, 전체 보고서 작성 과정을 대체하지 못함
    • 항상 최종 책임은 작성자에게 있다는 것을 명심하고, 비판적인 시각으로 검토해야 함

3.2 지켜야 할 점

  • 명확하고 구체적인 프롬프트
    • Copilot이 이해할 수 있도록 명확하고 상세하게 지시
    • 모호한 표현보다는 정확한 용어와 지침을 사용
  • 역할 및 목적 명시
    • 프롬프트 시작 시 “당신은 [어떤 역할]이며, [무엇을] 위한 보고서를 작성하고 있다”와 같이 Copilot의 역할과 목적을 부여하면 더 적절한 결과물을 얻을 수 있음
  • 참조 문서 지정
    • 관련 자료(다른 워드 문서, 엑셀 시트 등)가 있는 경우 /[파일명] 형태로 명확히 참조하도록 지시
    • 이는 Copilot의 핵심 강점 중 하나
  • 단계별 반복 및 개선
    • 복잡한 보고서는 한 번에 완성하기 어려움
    • 섹션별로 나누어 생성하고, 생성된 내용을 기반으로 추가 질문을 하거나 수정 요청을 하며 완성도를 높여나가는 ‘대화’식 접근이 효과적
  • 원하는 출력 형식 명시
    • 리스트, 표, 특정 소제목 포함 여부 등 출력 형식을 구체적으로 요청하여 시간을 절약